ASSISTANT ADMINISTRATIF - Training

Contexte

Dans le cadre de la croissance de son activité, Quality Assistance recrute un.e Assistant.e administratif.ve pour agrandir son service Training (Formation) au sein du département People & Sustainability (P&S).

Dans cette fonction variée, vous serez amené.e, avec le service Training, à assurer le suivi administratif de l'ensemble des programmes d'intégration et de formation continue du personnel et à apporter, au besoin, votre support administratif au département P&S.

Vos missions

Vous rapportez au Directeur du service Training et, indirectement, à la Directrice du département People & Sustainability. Le département P&S est composé de 14 personnes et comprend les équipes Training, Talent Management, Communication et Happiness.

Vous intégrez le service Training composé de 5 personnes.

Responsabilités

Volet Training

Au sein de votre équipe, vous êtes en charge de tous les aspects administratifs relatifs à l'organisation des formations techniques :

Préparer, encoder, planifier, assurer le suivi et clôturer les formations pratiques dans les outils informatiques appropriés. Si nécessaire, préparer et distribuer les documents associés.
Extraire et envoyer les rapports d'états périodiques relatifs aux compétences techniques.
Assurer le classement, la numérisation et l'archivage de tous les documents associés aux formations techniques.
Assurer la suppléance de la gestion administrative des formations théoriques et externes.

Volet People & Sustainability

Plus largement, au sein du département P&S, vous pourriez participer, au besoin, à certains aspects administratifs relatifs à son organisation tels que :

Gérer les calendriers et agendas.
Assurer l'encodage, l'archivage et le classement des dossiers.
Mettre à jour certains documents.
Participer à différentes tâches administratives.

Votre profil

Diplômé.e en Secrétariat

Sont requis :

Organisation et rigueur : vous aimez le travail soigné et êtes multi-tâches.
Aisance face à l'outil informatique : vous maîtrisez Microsoft 365 et avez de bonnes connaissances en Excel (dont certaines de ces fonctionnalités telles que les tableaux croisés dynamiques).
Bon sens de la communication.
Connaissance de l'anglais écrit et oral (niveau A2 minimum - Common European Framework of Reference for Languages Self-assessment grid).

Constitue un plus :

Une expérience dans une fonction similaire.

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À propos de Quality Assistance

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